Assistante opérationnelle CDI

L’EPADESA, établissement public d’aménagement créé le 5 novembre 2010 par fusion de l’EPAD et de l’EPASA, est devenu par l’action conjuguée de l’Etat et des Collectivités Locales, l’aménageur du premier quartier d’affaires européen et l’un des moteurs de l’économie francilienne et nationale. Il conduit le projet de développement urbain d’un pôle essentiel de la métropole parisienne et est chargé d’aménager le quartier d’affaire de La Défense situé sur les communes de Courbevoie et de Puteaux, ainsi qu’une partie du territoire de Nanterre et de La Garenne Colombes, dans le prolongement de la Grande Arche (sur deux Opérations Nationales d’Intérêt représentant 564 ha).

En tant que premier quartier d’affaires d’Europe, le territoire bénéficie d’une identité urbaine forte et connue des milieux du monde entier. Il le doit à son urbanisme de dalle spectaculaire, son architecture remarquable et iconique, sa connectivité à Paris ainsi qu’à sa concentration et qualité de services.

La Défense Seine Arche est aujourd’hui en pleine mutation, celle d’un quartier de vie et d’affaires qui se modernise, se met aux normes du développement durable et accueille de nouveaux habitants, de nouveaux services et de nouveaux commerces, qui seront desservis par de nouvelles lignes de transport en commun (RER E, ligne 15).

Acteur majeur du développement du 1er quartier d’affaires européen, l’EPADESA porte un ambitieux projet d’aménagement  global, qui s’inscrit dans des périmètres aux enjeux complémentaires : internationaux, métropolitains et locaux.

Sa mission est d’être un outil de concertation et d’échange ouvert sur les résidents, les utilisateurs et les investisseurs pour élaborer et conduire un projet d’aménagement global pour La Défense Seine Arche.

Au sein de la Direction Générale Adjointe de l’Aménagement (DGAA), la Direction de l’Aménagement Ouest est composée d’une Directrice, son adjoint, son assistante de direction et plusieurs Responsables Opérationnels et Chef de Projet. Elle a pour missions principales :

  • de penser, structurer et conduire les opérations d’aménagement Seine Arche et des Groues, en prenant en compte les intérêts de tous les acteurs et en respectant les objectifs de coûts, délais et qualité de l’Etablissement ;
  • de piloter financièrement les opérations dans un souci permanent d’optimisation des ressources et de maîtrise des dépenses ;
  • d’animer et faciliter la collaboration entre acteurs internes et externes, publics et privés, et susciter l’intelligence collective.

Dans le courant du premier semestre 2018 il est prévu que l’EPADESA et DEFACTO  soient fusionnés au sein d’un nouvel établissement public local «Paris La Défense » qui assumera à la fois la promotion, l’aménagement et l’animation du quartier d’Affaires et l’aménagement des territoires Seine Arche et Groues maintenus sous le statut d’Opération d’Intérêt National. Il sera placé sous la gouvernance des collectivités locales. Le poste ici décrit s’inscrit dans la perspective de ce nouvel Etablissement.

Rattachement hiérarchique

L’assistant(e) opérationnel(le) fera partie de la Direction de l’aménagement urbain Secteur Ouest au sein de la Direction Générale Adjointe en charge de l’Aménagement et sera rattachée sera rattaché(e) au Directeur adjoint.

Responsabilités principales

L’assistant(e) opérationnel(le) aura pour responsabilités de faciliter le travail de la Direction et de contribuer à la production de l’équipe intervenant sur Nanterre en prenant notamment en charge :

  • l’accueil des visiteurs ;
  • la gestion de l’agenda des projets sur lesquels il/ elle intervient et du carnet d’adresse des chefs de projet concernés ;
  • la production et la diffusion de documents finalisés à partir des contenus fournis par les opérationnels ;
  • l’organisation et la préparation de réunions (identification des créneaux compatibles, invitations et logistique associée) et des supports / dossiers de réunion internes ou externes ;
  • la planification et la participation aux revues de projet, réunions équipe projet récurrentes ;
  • la mise en œuvre des processus de l’établissement pour la circulation et/ou validation de documents de la DAUO notamment dans le domaine du courrier, de la commande publique, … ;
  • l’identification des interlocuteurs internes à solliciter dans l’exécution des commandes qui lui sont faites et l’installation de relations de coopération et de confiance ; 
  • l’identification des interlocuteurs externes à contacter dans l’exécution des commandes qui lui sont faites et l’entretien de relations interpersonnelles facilitant les échanges et la coopération ;
  • l’entretien d’une connaissance concrète des opérations et de leur avancement, notamment par une connaissance terrain (ex. visites régulières des sites et des chantiers) ainsi que par la consultation des documents produits notamment par la direction de la communication de l’établissement ;
  • l’élaboration et le suivi des outils de reporting.


Par ailleurs, l’assistant(e) opérationnel(le) exercera des responsabilités identiques en lien avec le Chef de projet intervenant sur les projets situés à Nanterre, pilotés par la Direction de l’aménagement urbain Secteur Est. L’assistant(e) opérationnel(le) sera à ce titre intégrée aux équipes projets correspondantes et contribuera directement à leur production. Une concertation régulière entre les deux directions de l’aménagement urbain secteur Ouest et secteur Est garantira à l’assistant(e) opérationnel(le) un plan de charge cohérent et au besoin un arbitrage en termes de gestion des priorités.

Responsabilités en matière de relations internes

L’assistant(e) opérationnel(le) veille à la qualité de ses échanges et des transmissions avec l’ensemble des collaborateurs de l’EPADESA avec lesquelles il ou elle est en contact. Il ou elle doit notamment constituer un binôme efficace avec l’assistante de Direction. Il ou Elle échangera également régulièrement avec l’assistante de Direction de la DAUE pour les projets qui le / la concernent sur cette partie du territoire.

Responsabilités en matière de relations externes

L’assistant(e) opérationnel(le) représente la DAU O dans ses relations  de toutes nature (accueil physique ou téléphonique, courriel) avec les collaborateurs des clients, partenaires et fournisseurs, et de la même façon la DAUE pour les projets qui le / la concernent. A ce titre il ou elle veille à assurer une relation de qualité et veille à la fluidité dans la transmission des informations.

Dans l’exercice de l’ensemble de ces responsabilités l’assistant(e) opérationnel(le)s, assure un reporting quotidien et complet auprès de la Directrice DAUO ou de son adjoint, ainsi que du chef de projet concerné de la DAUE et du directeur DAUE autant que de besoin, pour les projets qui le / la concernent.

Formation – expérience

L’assistant(e) opérationnel(le) dispose d’une formation en secrétariat/assistance et justifie d’une expérience minimum de 5 ans dans des responsabilités équivalentes, au sein des services d’un maître d’ouvrage public ou privé dans le domaine de l’aménagement et de la construction, ou dans les services d’une collectivité publique ou de l’Etat.


Compétences souhaitées :

Maîtrise des outils informatiques et en particulier du Pack Office.
Notions du cadre juridique de la maîtrise d’ouvrage urbaine


Aptitudes et savoir-faire

Organisation, rigueur et efficacité
Discrétion et confidentialité
Savoir gérer l'urgence et identifier les priorités
Capacité d’initiative et autonomie
Esprit d’équipe

Disponibilité

CDI  à pourvoir à partir du 1er septembre 2017

Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap

Candidature (CV + lettre de motivation) à adresser à recrutement@epadesa.fr avant le 1er août 2017